Sisäinen viestintä

Viestintää aktiiveille

Kokoukset ja tapaamiset etänä tai läsnä ovat aktiivitoimijoille paras tapa vuorovaikutukseen, tiedon vaihtoon ja asioiden käsittelyyn. Näiden lisäksi sisäisessä viestinnässä tarvitaan lisää välineitä.

Yhdistyksen aktiivitoimijoiden viestinnän välineitä ovat muun muassa:

• Sähköposti
• Pikaviestipalvelut
• Virtuaaliset työtilat
• Kokousalustat

Sähköposti soveltuu yksisuuntaiseen tiedottamiseen, kuten kokouskutsujen ja kokouksiin liittyvien asiakirjojen toimittamiseen. Pienemmälle ryhmälle luotu sähköpostilista soveltuu myös suunnitteluun ja ajatusten vaihtoon.  

Pikaviestipalvelut, kuten WhatsApp ja Messenger mahdollistavat yhteydenpidon nopeasti ja helposti. Myös perinteiset tekstiviestit toimivat esimerkiksi työtaistelutilanteissa ja kriisiviestinnässä.

Virtuaaliset työtilat,kuten kotisivujen intranet, Facebookin suljetut ryhmät tai Google Docs mahdollistavat keskustelun lisäksi asiakirjojen yhteisen työstämisen ja säilyttämisen. Työtiloissa keskustelut, asiakirjat ja linkitykset tallentuvat, ja ovat helposti löydettävissä.

Kokousalustat esimerkiksi Googlen Meet, Microsoftin Teams tai avoimen lähdekoodin Jitsi Meet mahdollistavat kaikki edellä mainitut toiminnallisuudet; tiedottamisen, vuorovaikutuksen ja asiakirjahallinnan sekä lisäksi etäkokousten pitämisen.

Edunvalvonnan viestit työpaikoilta yhdistykseen ja päinvastoin

Henkilöstön edustajat työpaikoilla pitävät yhteyttä jäseniin ja hoitavat edunvalvontaa ja yhteyksiä työnantajaan. Siksi on tärkeää, että kaikki edunvalvontaan liittyvät asiat kulkevat henkilöstön edustajilta yhdistyksen hallitukseen ja päinvastoin.

Hallituksen kannattaa kuitenkin määritellä, milloin viestitään koko ydinjoukolle ja milloin käytetään erillisiä tiedotuslistoja. Esimerkiksi henkilöstön edustajia ei kannata kuormittaa sellaisilla asioilla, jotka eivät kuulu heidän tehtäviinsä.