Arviointi

Tavoitteiden saavuttaminen

Toimintakertomuksen kirjoittamisen ja kokouskäsittelyn aikana yhdistyksessä käydään keskustelua siitä, saavutettiinko edelliselle toimintakaudelle asetetut tavoitteet.

Toimintakertomus

Yhdistyksen toiminnan ja tavoitteiden toteutumista seurataan ja arvioidaan toimintakertomuksessa, ja varmistetaan, että toiminta on sääntöjen mukaista. Toimintakertomus on sääntömääräinen asiakirja, jonka hallitus valmistelee vuosittain ja jäsenet hyväksyvät yhdistyksen kokouksessa. Toimintakertomus on osa tilinpäätösasiakirjoja. Tilintarkastajat käyttävät sitä arvioidessaan yhdistyksen asioiden hoitoa ja jäsenet myöntäessään tili- ja vastuuvapauden.

Toimintasuunnitelma arvioinnin apuna

Toimintakertomus kannattaa laatia samalla kaavalla kuin toimintasuunnitelma. Näitä kahta asiakirjaa vertaamalla on helppo nähdä, ovatko tavoitteet toteutuneet. Samalla nähdään, olivatko toimintasuunnitelmaan kirjatut tavoitteet jälkikäteen arvioituna realistisia vai yli- tai alimitoitettuja. Kertomusta kannattaa peilata myös talousarvioon ja seurata, kuinka toiminnalle varattu budjetti riitti tavoitteiden saavuttamiseen. Näin saadaan tietoa myös tulevien toimintasuunnitelmien ja talousarvioiden laadintaa varten.

Vaikka hallitus valmistelee esityksen toimintakertomukseksi, kunkin toiminnon vastuuhenkilön kannattaa tuottaa oma tekstiluonnos aikataulutetun suunnitelman mukaan. Näistä kootaan yhdessä toimintakertomus ja siihen pyydetään kommentteja tarpeellisiksi katsotuilta tahoilta.

Toimintakertomuksen liitteiksi kannattaa lisätä luettelo hallituksen jäsenistä ja toimihenkilöistä, yhdistyksen ja hallituksen kokouksista, koulutuksista ja tapahtumista.

Ulkoasuun kannattaa kiinnittää huomiota. Kuvitettu, vähän epävirallisempi toimintakertomus on kiinnostava. Voi myös tehdä eri tarkoituksiin eri versioita: lyhyt jäsenhankintaan ja tiedottamiseen, pitempi oman toiminnan arviointia ja kehittämistä varten.