Kirjanpito

Kirjaaminen ja tositteet

Yhdistyksen on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa, jossa jokaisen tapahtuman yhteydessä merkitään sekä mistä raha on otettu että minne se on laitettu. Se koostuu siis kahdesta puolesta, joita kutsutaan debet-puoleksi ja kredit-puoleksi. Kirjanpitoon on vietävä kaikki yhdistyksen tulot ja menot ilman nettokirjauksia. Tämä tarkoittaa sitä, että jos samasta tilaisuudesta tulee sekä tuloja että menoja, molemmat kirjataan erikseen. Tilikauden pituus on 12 kuukautta.

Avainsanoja: kirjanpito, debet, kredit, tilikartta, tiliöinti, tosite

Hyvä kirjanpitotapa vaatii, että

• tilikauden avaus perustetaan edellisen tilikauden taseeseen,
• jokainen kirjaus tehdään kahdenkertaisen kirjanpidon periaatteiden mukaan, ja meno- ja tulotilit on päätetty tulostilille ja tulostili tasetilille,
• tiliotteet on täsmätty ja vuoden viimeisen tiliotteen pankkitilin saldo on sama kuin pankkitili kirjanpitotilin saldo (debet – kredit),
• kirjanpito perustuu maksuihin ja suoritteisiin, kuitit ovat asia- ja aikajärjestyksessä ja tilikarttamuutokset (lisätyt tai poistetut tilit) on tehty selkeästi.

Kirjanpidon voin tehdä käsin amerikkalaisen kirjanpitokirjan kanssa, mutta useimmiten käytetään maksullista tai maksutonta kirjanpito-ohjelmaa tai taulukkolaskentaohjelmaa. Yhdistys voi käyttää myös ulkopuolista kirjanpitäjää tai tilitoimistoa.

Tilikartta on kirjanpidon perusta. Siinä on lueteltu yleensä numerojärjestyksessä kirjanpidossa käytetyt tilit, joista osa kuuluu tuloslaskelman puolelle, kuten tulot, menot ja poistot ja osa taseen puolelle, kuten pankkitilit, sijoitukset, velat ja varasto. Tiliöinniksi sanotaan sitä, kun kuhunkin tositteeseen merkitään sen tilinumero.

Tositteiksi sanotaan lasku- ja tulotositteita ja tiliotteita. Hyvä tosite todentaa tapahtuman, ja ne päivätään ja numeroidaan juoksevasti.

Tositemerkinnät:

• Mitä on hankittu/saatu tai myyty/luovutettu ja milloin (ajankohta)
• Keneltä hankittu/saatu tai kenelle myyty/luovutettu (tositteen antaja)
• Euromäärä ja milloin maksettu (ajankohta)
• Miten tapahtuma liittyy yhdistyksen toimintaan
• Hyväksymismerkintä
• Mille tileille kirjaus kirjanpidossa tehty (jollei muutoin ilmene tai ole selvä)
• Itse tehdyt tositteet, kuten muistiotositteet on varmennettava

Tositteita pitää säilyttää kuusi vuotta tilikauden päättymisestä ja tilinpäätöksiä kymmenen vuotta. Yhdistyksen säännöissä voi olla määrätty vielä pidempiäkin säilytysaikoja. Jos yhdistyksen toiminta lakkaa, on yhdistyksen ilmoitettava rekisteriviranomaiselle, kenelle aineiston säilyttäminen on uskottu.

Maksuliikenne

Maksuliikenteen hoitaminen tarkoittaa yhdistyksen tulojen ja menojen käytännön hoitamista sekä rahatilanteen ajantasaista seuraamista. Hyvään maksuliikenteen hoitoon kuuluvat laskujen asiatarkistaminen, hyväksyminen ja maksaminen sekä tositteiden merkitseminen kirjanpitoon.

Kun yhdistykselle tulee lasku:

• Tarkista ensin, että lasku on osoitettu yhdistykselle, eikä yksityishenkilölle, esimerkiksi hallituksen jäsenelle.
• Kysy seuraavaksi asianomaiselta, onko lasku aiheellinen ja oikein. Jos lasku on korjattava tai aiheeton, virheestä pitää ilmoittaa laskuttajalle mahdollisimman pian.
• Jos lasku on oikein, hyväksytä lasku henkilöllä, jolla on yhdistyksen nimenkirjoitusoikeus, tai jonka hallitus on määrännyt hyväksymään laskut. Usein puheenjohtaja hyväksyy laskut, ja hallitus hyväksyy puheenjohtajan laskut.
• Maksa lasku vasta, kun se on hyväksytty. Huomioi kuitenkin eräpäivät, ja maksa lasku eräpäivään mennessä.

Lakisääteiset velvoitteet on hoidettava kehotuksetta viranomaisten aikataulun ja ohjeiden mukaan. Saamisten eräpäiviä kannattaa myös seurata ja tarvittaessa lähettää maksukehotus.

Käteiskassan käytössä on oltava tarkkana

Jos yhdistyksellä on käteiskassa, sen käytöstä on pidettävä kassakirjaa. Siihen kirjataan kaikki kassatapahtumat. Jokaisesta menosta on oltava kuitti, josta ilmenee käyttötarkoitus. Kassaan tulevista rahoista on kirjoitettava kuitti kahtena kappaleena, josta toinen annetaan maksun suorittajalle ja toinen jää kirjanpitoon. Kassanhoitajan ja muiden käyttäjien, esimerkiksi puheenjohtajan kannattaa allekirjoituksella varmistaa jokainen kassatapahtuma. Joka kuun lopussa kannattaa tarkastaa, että kassassa on yhtä paljon rahaa kuin kassakirjan loppusaldo näyttää.

– Käteiskassasta luopuminen helpottaa rahaliikenteen seurantaa, kun yhdistyksen raha-asiat hoidetaan pankkitilin kautta.

Palkat ja palkkiot

Yhdistyksen maksaessa palkkoja tai palkkioita kannattaa käyttää esimerkiksi palkka.fi -palvelua. Sen käyttöä on vaivatonta, sieltä saa tietoa ja ohjeita, ja siellä on maksuton palkanmaksuohjelma. Palkat ja palkkiot pitää ilmoittaa tulorekisteriin viiden arkipäivän kuluessa maksupäivästä, mikä myös hoituu palvelun kautta.

Yhdistyksen on annettava palkanmaksua hoitavalle henkilölle valtuutus Suomi.fi -palvelussa, minkä jälkeen henkilö voi omilla pankkitunnuksillaan kirjautua palveluun.

Palkanmaksun yhteydessä yhdistys maksaa

• verohallinnolle ennakonpidätyksen ja työnantajan sairausvakuutusmaksun,
• työeläkevakuutusyhtiölle työeläkevakuutusmaksun,
• ennakonpidätykset ja sosiaaliturvamaksut joka kuun 12. päivään mennessä.

Työllisyysrahasto ja työtapaturmavakuutusyhtiö saavat tiedot tulorekisteristä ja lähettävät laskun yhdistykselle vakuutusmaksuista.

Hallituksen jäsenten kulukorvaukset ja palkitseminen

Hallitustyöskentelystä aiheutuneista kuluista, esimerkiksi matkalipuista ja oman auton käytöstä voidaan maksaa kulukorvauksia. Kilometrikorvaukset eivät saa ylittää verottajan ilmoittamia verovapaita matkakustannusten korvaustaksoja, muuten ylimenevä osa on verollista tuloa.

Usein yhdistykset päättävät palkita hallituksen jäseniä. Verottomasti hallitusta voidaan palkita esimerkiksi yhteisellä virkistystoiminnalla. Kokouspalkkiot puolestaan ovat veronalaista tuloa.

– Hallituksen jäsenten kulukorvauksista ja palkkioista päättää yhdistyksen kokous. Hallitus ei voi itse päättää niistä.

Verotus

Yleensä yhdistykset eivät ole verovelvollisia, eivätkä tee veroilmoitusta. Ainoastaan vastikään perustetun yhdistyksen on tehtävä veroilmoitus. Jos yhdistys jostain syystä kuitenkin saa veroehdotuksen verohallinnosta, sen on tehtävä veroilmoitus neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymiskuukauden loppumisesta.

Yhdistys on verovelvollinen ja sen on tehtävä veroilmoitus, jos

• yhdistyksellä on verovuonna ollut veronalaista tuloa,
• yhdistyksen omistaman kiinteistön tiedot ovat muuttuneet,
• yhdistys on tilikauden aikana myynyt tai ostanut kiinteistön,
• toiminta on muuttunut edelliseen verovuoteen verrattuna, eikä tulojen verovapaudesta ole täyttä varmuutta,
• yhdistys on vasta aloittanut toimintansa.

Veroilmoituksen voi tehdä sähköisesti ja sen tekemiseen pitää hakea valtuutus Suomi.fi:stä.