Vuosisuunnittelu
Tavoitteet aikajanalle
Vuosisuunnittelun tarkoituksena on vaiheistaa ja aikatauluttaa strategian toimeenpano vuositasolla, sopia vastuista ja työnjaosta sekä määritellä, miten tavoitteiden toteutumista seurataan ja arvioidaan.
Toimintasuunnitelma ja talousarvio
Toimintasuunnitelma ja talousarvio muodostavat yhdistyksen vuosisuunnittelun perusasiakirjat. Ne ovat sääntömääräisiä asiakirjoja, jotka hallitus valmistelee vuosittain ja jäsenet hyväksyvät yhdistyksen kokouksessa.
Suunnittelu kannattaa aloittaa peilaamalla toimintaa ja taloutta yhdistyksen strategiaan ja pidemmän aikavälin suunnitelmiin. Yhdessä laaditun toimintasuunnitelman avulla synnytetään yhteinen näkemys ja päämäärä, opitaan yhdessä, saadaan myös hiljaisten mielipiteet esiin ja lisätään yhteenkuuluvuutta. Suunnitelman selkeyttämät tehtävät vähentävät myös toimijoiden kiireen tuntua. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.
– Toimintasuunnitelma ja talousarvio kulkevat käsi kädessä.
Ammattiyhdistyksen toimintasuunnitelma voi sisältää esimerkiksi seuraavat asiat:
- Johdanto: Tiivistys yhdistyksestä, sen toiminnan tarkoituksesta ja strategiasta.
- Toimintavuoden tavoitteet ja keskeiset keinot niiden saavuttamiseksi.
- Edunvalvonta: Työpaikkatoiminnan tuki, neuvottelutoiminnan tuki.
- Jäsenasiat: Jäsenhuolto, jäsenhankinta.
- Koulutustoiminta: Edunvalvontaa ja/tai ammatillista kehittymistä tukevat koulutukset + koulutuskalenteri.
- Tapahtumat ja tilaisuudet + tapahtumakalenteri.
- Nuoriso- ja opiskelijatoiminta.
- Yhteistyö: Keskeisten sidosryhmien kanssa tehtävä yhteistyö.
- Viestintä: Jäsenviestintä, sosiaalinen media, vaikuttaminen.
- Hallinnon ja talouden hoitaminen.
Menetelmiä
Toimintasuunnitelman tekemisessä kannattaa hyödyntää osallistavia menetelmiä, kuten aivoriihi ja tuplatiimi. Kirjoitusvaiheessa voi käyttää erilaisia työkaluja suunnitelman visualisoimiseksi, kuten kehittämistaulukko ja vuosikello.
Kehittämistaulukko
Kirjaa taulukon muotoon toiminto, esimerkiksi edunvalvonta ja toimintoon liittyvät tavoitteet, toimenpiteet, vastuuhenkilöt, aikataulu, budjetti, tulokset ja arviointi.
Yhdistyksen tiesuunnitelma
Mitä haasteita meillä on ja mitkä ovat konkreettiset toimenpiteet niiden voittamiseksi? Kuka tekee ja vastaa? Milloin tekee? Kirjoita tietä kuvaavalle oikealle kaistalle jatkuva toiminta ja vasemmalle kaistalle kertaluontoiset toimenpiteet.
Vuosikalenteri tai vuosikello
Laadi kalenterin tai kellon muotoon lista siitä, mitä tehdään missäkin vaiheessa vuotta, kenen kanssa, kuka toimista vastaa ja miten niistä tiedotetaan jäsenille.
Prosessikaavio
Aloita kaavion laatiminen kirjaamalla missä olemme ja mitä aiomme tehdä sekä osalliset ja aikataulu. Kirjaa sitten ketkä tekevät ja mitä, ja keneltä pyydetään kommentit. Tarvittavan kierrosmäärän jälkeen kokoa tulokset ja mieti jatkotoimet yhdessä hallituksen kanssa.
Tärkeysjärjestys
Listaa tarvittavat tehtävät ja laita ne tärkeysjärjestykseen yhdessä hallituksen kanssa. Jakakaa tehtävät ja laatikaa tärkeille tehtäville aikataulu.
Tehtävälista
Järjestäkää tehtävät järjestykseen esimerkiksi taulukkoon, jotta niiden etenemistä voi seurata.