Jäsenviestintä

Viestintää moninaiselle joukolle

Yhdistys on olemassa jäseniään varten. Avoin yhdistys kuuntelee aktiivisesti jäseniään ja ottaa heidän asiansa vakavasti. Avoin yhdistys kertoo ahkerasti toiminnastaan ja miten jäsenten tarpeet otetaan huomioon. Avoimuus auttaa myös silloin, kun vaikuttaminen ei johda toivottuun tulokseen; jäsenen on helpompi sulattaa ikävä tulos, jos hän on päässyt osallistumaan ja vaikuttamaan prosessiin alusta asti. Jäsenviestinnän tulee olla myös tasapuolista. Se tarkoittaa sitä, että kaikki saavat viestin samanlaisena samaan aikaan.

– Jäsenten erilaisuutta huomioiden ja yhdenvertaisuutta kunnioittaen

Jäsenet eivät ole yksi yhtenäinen joukko, vaan he ovat erilaisia ja heillä on erilaisia tavoitteita työelämän suhteen. Siksi jäsenviestinnän kohdentamisessa kannattaa hyödyntää esimerkiksi jäsenrekisteriä. Eri kohderyhmiä voivat olla esimerkiksi opiskelijat, nuoret, tiettyä koulutus- tai ammattialaa edustavat, erityyppisillä ja -kokoisilla työpaikoilla työskentelevät tai eläkkeelle siirtyvät. 

Jäsenet käyttävät eri viestintäkanavia omien tottumustensa pohjalta. Viesti yhdessä kanavassa saattaa mennä ohi, mutta toisessa tavoittaa. Yhdistyksen kannattaakin monikanavaisuudella ja toistolla tehostaa viestin perille menoa. Viestintäkanavien valinnassa kannattaa pohtia, mitä viestillä tavoitellaan ja millaiset resurssit on käytössä. Valintakriteerejä voivat olla esimerkiksi vuorovaikutus ja palaute, nopeus, helppous ja selkeys, huomioarvo ja hinta.

Viestinnän välineet

Jäsenviestinnän välineitä ovat esimerkiksi:

• Kotisivut
• Sähköiset kirjeet ja tiedotteet
• Kirjeposti
• Jäsenlehti
• Työpaikan kanavat
• Sosiaalinen media

Kotisivut

Kotisivut ovat yhdistyksen käyntikortti sekä jäsenille ja potentiaalisille jäsenille että sidosryhmille ja medialle. Kotisivut ovat nopeasti tavoitettavissa, tieto on aina saatavilla ja yleensä sivut mahdollistavat myös palautteen antamisen. Myös ilmoittautuminen yhdistyksen tapahtumiin kotisivujen kautta on kätevää. Käykää tutustumassa muiden yhdistysten kotisivuihin ja miettikää yhdessä, millaista sisältöä omille sivuille laitetaan ja ketkä kaikki ovat vastuussa päivittämisestä.

Kotisivuilla tärkeää on sekä sisältö että ulkonäkö:

• Käytä yhdistyksesi logoa ja värejä, mutta muita värejä hillitysti.
• Kuvat toiminnasta lisäävät sisällön houkuttelevuutta.
• Useimmille kotisivuille voi myös lisätä salasanalla suojatun osion, jonka takaa voi löytyä jäsenetuja, tai vaikkapa hallituksen keskustelufoorumi.

Sähköiset kirjeet

Jäsenkirje tai uutiskirje voi sisältää yleisiä jäsenistöä kiinnostavia uutisia, mutta myös esimerkiksi tietoa koulutuksista tietylle ryhmälle tai linkin kiinnostavaan blogiin. Tehkää uutiskirjeelle aikataulu ja määrittäkää halutessanne teemat, niin sisällön kokoaminen on helpompaa. Kirjeen voi lähettää sähköisesti tai tulostettuna.

Sähköpostitiedote

Yhtä asiaa koskevia sähköpostitiedotteita kannattaa lähettää silloin, kun on kyse ajankohtaisista asioista, joista jäsenet odottavat saavansa nopeasti tietoa, esimerkiksi työtaistelutilanteissa. Sähköpostitiedottamisessa otsikoinnilla on suuri tärkeys. Kerro otsikossa asian ydin. Esimerkiksi ”Ulosmarssi alkaa ma 21.3. klo 13 – kaikki mukaan!” on parempi kuin ”Tietoa ulosmarssista”. 

Jäsenlehti

Lehden julkaisemiseen tarvitaan enemmän resursseja ja teknistä osaamista kuin jäsentiedotteen lähettämiseen. Yhdistyksen oman lehden plussapuoli on se, että se luetaan huolellisemmin ja siihen voi kirjoittaa pidempiä juttuja kuin jäsentiedotteeseen. Monissa yhdistyksissä on siirrytty sähköiseen lehteen ja säästetään näin painokuluissa. Sähköistä lehteä voi toimittaa vaikka blogiteksteinä.

Työpaikan viestintäkanavat

Kannattaa selvittää kunkin työpaikan yhteyshenkilön avulla, onko työpaikan viestintävälineiden käyttö sallittua. Jos haluat käyttää henkilöstökokouksia tiedottamiseen, varmista esimieheltä, sopiiko se.

Viestintämateriaalit jakoon eri kanavissa

Viestinnän materiaaleja on monenlaisia, vain mielikuvitus ja käytettävissä olevat varat ovat rajana.

Materiaaleja ovat esimerkiksi:

• Tiedotteet
• Uutiskirje/jäsentiedote ja lehti
• Kutsut ja tapahtumailmoitukset
• Mainosbannerit sosiaalisessa mediassa
• Esitteet
• Videot, kuvat, kuvakoosteet
• Muu jakomateriaali, esim. pinssit, kynät, kortit

Etenkin jaettavia materiaaleja miettiessäsi kannattaa kiinnittää huomiota tuotteen vastuullisuuteen ja kestävyyteen: jäsentä ilahduttaa kestävä hyödyke ja turha härpäke voi jopa ärsyttää.

Hyvä tiedote herättää mielenkiintoa

Tiedotteen tavoitteena on herättää lukijan mielenkiinto. Olennainen eli tärkein asia on kerrottava heti tiedotteen alussa. Se tarkoittaa, että kun lukija on lukenut otsikon ja pari seuraavaa kappaletta, hän tietää asiasta periaatteessa jo tarpeellisen.

Tiedotteen tekstin tulee olla hyvin jäsennelty, asiallinen ja helppolukuinen. Käytä puhesitaatteja ja havainnollista esimerkkejä ja lukuja käyttämällä. Kirjoita lyhyesti, mieluiten niin, että koko tiedote mahtuu yhdelle A4-arkille.

Tiedotteen viisi vaihetta:

1. Alkuun tiedotteen lähettäjä sekä ”tiedote” ja päivämäärä.
2. Tiivistä otsikkoon viestin ydin. Huom! ei pelkkä asiasana. 
3. Otsikon jälkeen tulee kärki eli ingressi: mitä, kuka, missä, milloin?
4. Taustat viimeiseksi: miksi?
5. Lisätiedonantaja ja yhteystiedot (on myös oltava saavutettavissa).

Asia siis voi edetä esimerkiksi seuraavasti: Kuka (nimeltä mainittuna) on tehnyt tai esittänyt jotain, missä ja milloin. Lopuksi kerrotaan miksi, mikä kuvaa ja antaa perustelut teolle tai vaatimukselle ja kertoo mitä voi seurata, jos jotain ei tehdä.

Hyvä markkinointiteksti saa toimimaan

Markkinointitekstin päätavoite on saada lukija toimimaan kirjoittajan haluamalla tavalla, tai vaikuttaa lukijan mielipiteisiin ja tunteisiin. Markkinoivassa tekstissä tulee tietää, millainen kohderyhmä on ja miksi tarjottava palvelu on hänelle sopiva. Vasta sen jälkeen voi päätellä, miten kohderyhmää tulee lähestyä ja mitä tuotteen tai palvelun ominaisuuksia on syytä korostaa.

– ANSVA-kaava: herätä huomio (attention), herätä tarve (need), tyydytä tarve (satisfaction), kuvaile ratkaisua (visualisation) ja aktivoi toimintaan (action).

Lataa markkinointitekstin malli.

Potentiaaliset jäsenet

Potentiaaliset jäsenet kohderyhmänä ovat samantyyppinen ryhmä kuin jäsenetkin, mutta he eivät vielä kuulu ammattiyhdistykseen. He ovat opiskelijoita, nuoria, tiettyä koulutus- tai ammattialaa edustavia, erityyppisillä ja -kokoisilla työpaikoilla työskenteleviä. Heidät kannattaa ottaa huomioon viestinnän suunnittelussa, erityisesti kotisivujen ja sosiaalisen median sisältöjä rakentaessa. Mieti erityisesti, millaisilla hakusanoilla yhdistyksesi tiedot nousevat esiin hakukoneissa.

Työpaikalla potentiaalisen jäsenen tavoittaa helpoiten henkilöstön edustaja, jonka kannattaa käydä esittäytymässä ja kertomassa yhdistyksestä varsinkin uusille työntekijöille ja harjoittelijoille. Henkilöstön edustajille kannattaa tarjota erilaisia materiaaleja, kuten esitteitä ja jakomateriaaleja.