Taloudenhoito

Talouspäätökset

Yhdistyksen talouslinjauksista ja taloudellisesti merkittävistä hankkeista päättää yhdistyksen kokous, minkä pohjalta hallitus tekee yksittäiset talouspäätökset. Tärkein talouteen liittyvä asiakirja on vuosittain hyväksyttävä talousarvio, jossa on arvioitu seuraavan tilikauden kulut ja tuotot. Tämän lisäksi on hyvä määritellä hallituksen talousvastuut esimerkiksi taloussäännöllä.

Talousarvion ulkomuoto on samanlainen kuin tuloslaskelman ja se laaditaan toiminnoittain. Talousarvion rinnalla on hyvä esittää edellisen tilikauden tuloslaskelman toteuma. Talousarvio laaditaan rinnakkain toimintasuunnitelman kanssa.

Taloussäännön tai -ohjeen tarkoituksena on määrittää yhdistyksen maksuliikenteen ja omaisuuden hoidon toimintatavat, toimijoiden väliset talousvastuut ja laskujen hyväksymis- ja maksamismenettelyt.

Taloussääntöön voi kirjata ohjeita myös esteellisyydestä ja vaitiolovelvollisuudesta. Esteellisyys tarkoittaa sitä, että hallituksen jäsen tai toimihenkilö ei saa osallistua hänen oman henkilökohtaisen asiansa tai hänelle etua tuottavan asian käsittelyyn. Vaitiolovelvollisuus koskee henkilötietoja ja luottamuksellisiksi määriteltyjä asioita.

Hallitus vastaa siitä, että yhdistyksen taloutta hoidetaan päätösten mukaisesti. Hallituksen jäsen tai toimihenkilö on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimessaan tahallisesti tai tuottamuksesta aiheuttanut yhdistykselle, yhdistyksen jäsenelle tai muille. Sääntöjen ja päätösten mukaisesta toiminnasta syntynyt tappio ei johda korvausvelvollisuuteen.

Taloussääntö tai -ohje

Taloussäännön tai -ohjeen tarkoituksena on määrittää yhdistyksen maksuliikenteen ja omaisuuden hoidon toimintatavat, toimijoiden väliset talousvastuut ja laskujen hyväksymis- ja maksamismenettelyt.

Taloussääntöön voi kirjata ohjeita myös esteellisyydestä ja vaitiolovelvollisuudesta. Esteellisyys tarkoittaa sitä, että hallituksen jäsen tai toimihenkilö ei saa osallistua hänen oman henkilökohtaisen asiansa tai hänelle etua tuottavan asian käsittelyyn. Vaitiolovelvollisuus koskee henkilötietoja ja luottamuksellisiksi määriteltyjä asioita.

Hallitus vastaa siitä, että yhdistyksen taloutta hoidetaan päätösten mukaisesti. Hallituksen jäsen tai toimihenkilö on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimessaan tahallisesti tai tuottamuksesta aiheuttanut yhdistykselle, yhdistyksen jäsenelle tai muille. Sääntöjen ja päätösten mukaisesta toiminnasta syntynyt tappio ei johda korvausvelvollisuuteen.

Tilinpäätös

Yhdistyksen tilinpäätös kertoo, mikä on yhdistyksen tilikauden tulos ja kuinka paljon varoja yhdistyksellä on. Taloudenhoitajan vastuulla on tilikauden päätyttyä laatia kirjanpitoon perustuva tuloslaskelma- ja taseluonnos, ja esittää ne hallitukselle hyväksyttäviksi.

Tilinpäätöksen laatiminen kannattaa tehdä heti, kun kaikki päättyneen tilikauden tulot, menot ja jaksotukset on kirjattu kirjanpitoon. Tavallisesti tilinpäätöstä voi alkaa laatia tammi-helmikuun aikana. Tilinpäätöksessä pitää huomioida kirjanpitolaki ja -asetus sekä tarvittaessa verotukseen vaikuttavat lait.

Tilinpäätös sisältää seuraavat asiakirjat:

• Tuloslaskelma, joka kuvaa tuloksen muodostumista
• Tase, joka kuvaa tilinpäätöspäivän taloudellista asemaa
• Tuloslaskelman ja taseen liitetiedot
• Rahoituslaskelma
• Tilinpäätöksen toimintakertomus

Tilinpäätöksen laadinnassa on käytettävä suoriteperustetta. Kustakin tuloslaskelman ja taseen erästä on esitettävä vertailutieto edelliseltä tilikaudelta. Jos tuloslaskelman tai taseen erittelyä on muutettu, on vertailutietoa mahdollisuuksien mukaan oikaistava, esimerkiksi jos kyseessä on poikkeava tilikausi.

Tilinpäätökseen kuuluvien asiakirjojen on oltava selkeitä ja tilinpäätöksen on muodostettava yhtenäinen kokonaisuus. Kirjanpitoasetuksessa on lisäksi säädetty tuloslaskelman ja taseen laatimisessa noudatettavista kaavoista, liitetiedoista ja toimintakertomuksen tarkemmasta sisällöstä.

Kun hallitus on hyväksynyt tilinpäätöksen, taloudenhoitaja toimittaa tilinpäätöksen, kirjanpitotositteet ja hallinnon asiakirjat toiminnantarkastajalle ja/tai tilintarkastajalle sovitun aikataulun mukaisesti tarkastettaviksi.

Varainhankinta

Jäsenmaksut ovat yleensä ammattiyhdistystoiminnan rahoituksen perusta, minkä lisäksi yhdistys voi hankkia muuta rahoitusta. Yhdistyslain mukaan yhdistys saa harjoittaa vain sellaista ansiotoimintaa, josta on määrätty säännöissä, joka muutoin välittömästi liittyy sen tarkoituksen toteuttamiseen tai jota on pidettävä taloudellisesti vähäarvoisena.

Jäsenmaksut

Useimmiten ammattiliitto huolehtii yhdistysten jäsenmaksujen perimisestä ja tilittää yhdistyksille niiden osuuden jäsenmaksusta vuosittain. Talousarvion ja muiden talouspäätösten valmistelussa on tärkeää tietää, kuinka paljon ja milloin jäsenmaksut tilitetään yhdistykselle.

Arpajaiset

Arpajaiset voi järjestää ilman arpajaislupaa, jos arpojen yhteenlaskettu myyntihinta on enintään 2 000 euroa, ja arpojen myynti ja voittojen jako tapahtuu samassa tilaisuudessa. Yhdistyksen juhlissa ja tilaisuuksissa järjestämät arpajaiset eivät siis ole luvanvaraisia, eivätkä kuulu arpajaisveron piirin. Muunlaiset arpajaiset tarvitsevat arpajaisluvan, joka haetaan poliisilaitokselta.

Myyntituotot

Yhdistyksen tapahtumissa kerättävillä vapaaehtoisilla osallistumis- ja kahvimaksuilla tai vaikkapa kirpputoripöytien vuokrauksella voi hankkia lisää varoja yhdistykselle. Jos nämä tulot ovat satunnaisia ja pieniä, niistä ei tarvitse maksaa veroja.

Myös erilaisten tuotteiden myynti jäsenille on hyvä keino hankkia lisätuottoja, mutta yhdistys ei voi kilpailla veroja maksavien toimijoiden kanssa. Esimerkiksi haalarimyynti opiskelijatoiminnassa on sallittua, mutta kirjojen myynnistä työpaikalla tai oppilaitoksessa pitää maksaa arvonlisäveroa, jos myynti ylittää vuositasolla 8 500 euroa.

Avustukset ja sponsorit

Yhdistys voi hakea julkisia tai yksityisiä avustuksia toimintaansa. Yksi keino on hankkia sponsoreita omaan toimintaan yleisesti tai tiettyyn tarpeeseen, esimerkiksi yhdistyksen vuosijuhlien järjestäminen.

Lakkoavustukset ovat lakkotilanteessa liitolta saatavia avustuksia yhdistyksen toimintaan.

Avustusten ja rahoitusten käsittely kirjanpidossa pitää huomioida esimerkiksi perustamalla oma tiliöintitili.

Sijoittaminen

Jos yhdistyksellä on varoja sijoitettavaksi, hallituksen on päätettävä sijoitusperiaatteista ja otettava kantaa esimerkiksi minkälaisiin kohteisiin varoja on sallittua sijoittaa. Yleisenä ohjenuorana voidaan pitää vastuullista ja kohtuullisen tuoton sijoittamista. Hallituksen on myös pystyttävä perustelemaan sijoituspäätökset jäsenille.

Lainat

Joskus yhdistys voi joutua lainaamaan rahaa toimintansa rahoittamiseksi. Lainoista päätetään yhdistyksen sääntöjen mukaisesti yleensä yhdistyksen kokouksessa, mutta pienistä lainoista voi päättää myös hallitus. Hallituksen on hyväksyttävä myös maksusuunnitelma lainojen takaisin maksamiseksi.

Lainaa voi saada joko rahoituslaitoksilta tai jäseniltä. Lainan hakemiseen pankilta tarvitaan vakuus. Vakuutena voivat olla yhdistyksen omaisuus tai henkilökohtaiset (luonnollinen henkilö) takaukset. Vastuun yhdistykselle myönnetyistä lainoista kantaa ensisijaisesti yhdistys. Jos yhdistys ei kykene hoitamaan lainojensa takaisinmaksua, pankki perii lainansa takaisin lainan takaajilta.

Yhdistyksen lainatessa rahaa jäseniltä, on hyvä laatia suunnitelma jäsenlainan hoitamiseksi. Kirjaa suunnitelmaan lainaajan tiedot (nimi, syntymäpäivä ja osoite), lainan euromäärä, tili, jolle lainat maksetaan, korko, koron maksupäivät, takaisinmaksujen määrä ja aikataulu. Rahaa lainanneen jäsenen luottamus yhdistystä kohtaan säilyy, kun yhdistys hoitaa korot ja takaisinmaksut ajallaan ja suunnitelman mukaisesti.