Jäsenrekisteri ja tietosuoja

Jäsenrekisteri

Yhdistyksen on pidettävä jäsenistään luetteloa yhdistyslain ja sääntöjen mukaisesti.

Luetteloon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi yhdistys kerää muita henkilötietoja, jotka ovat sen toiminnan toteuttamisen kannalta tarpeellisia, kuten jäsenmaksua ja yhteydenpitoa varten tarpeelliset tiedot.

Usein käytännössä rekisterinpitäjä on ammattiliitto, johon yhdistyksen nimeämillä henkilöillä on pääsy. Oikeus käsitellä henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja tulee antaa vain yhdistyksen toimihenkilöille heidän tehtävänsä perusteella. Puheenjohtajan ja sihteeri lisäksi esimerkiksi jäsen- ja viestintävastaavat saattavat tarvita jäsentietoja tehtävänsä hoitamiseksi.

– Avainsanoja: henkilötieto, rekisterinpitäjä, henkilötiedon käsittelijä

Tietosuoja

Henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja tulee kerätä, käsitellä, säilyttää ja tuhota tietosuojaperiaatteita noudattaen. Yhdistyksen kannattaa dokumentoida henkilötietojen käsittelyn prosessit, laatia tarvittavat selosteet ja päättää henkilötietoja sisältävien asiakirjojen säilytysajoista. Henkilötietojen käsittelyä, keräämistä ja säilyttämistä tukee arkistointi-, tiedonhallinta- tai arkistonmuodostussuunnitelma.

Henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja tulee säilyttää huolellisesti. Paperimuotoiset asiakirjalliset henkilötiedot säilytetään lukitussa tilassa, kaapissa tai muulla tavoin, joihin pääsy on ainoastaan yhdistyksen valtuuttamilla toimihenkilöillä. Sähköisiä asiakirjallisia tietoja tulee säilyttää tietojärjestelmissä, joissa tietojen käsittely suojataan käyttöoikeuksin ja tietoturvasta huolehtien. Henkilötietoihin pääsy rajataan vain yhdistyksen valtuuttamille toimihenkilöille.

Tietosuojavaltuutetun mukaan henkilötietoja on

• käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi,
• käsiteltävä luottamuksellisesti ja turvallisesti,
• kerättävä ja käsiteltävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten,
• kerättävä vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden,
• päivitettävä aina tarvittaessa ‒ epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä,
• säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.

Lisätietoja Tietosuojavaltuutetun toimisto

Arkistointi

Yhdistyksen toiminnasta syntynyt sekä paperinen että sähköinen aineisto voidaan luovuttaa sen aktiivivaiheen jälkeen arkistointitarkoituksessa Toimihenkilöarkistoon yhdistyksen hallituksen päätöksellä tai sen valtuuttaman toimihenkilön toimesta. Toimihenkilöarkistoon luovutettaviin historia-, kulttuuriperintö- ja tutkimusaineistoihin sekä niiden kuvailutietoihin sisältyvien henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus. Osa arkistoaineistoista voi sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Niitä Toimihenkilöarkisto käsittelee yleishyödyllisessä arkistointitarkoituksessa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen perusteella.

Lisätietoa: Toimihenkilöarkisto