Valmistelu

Valmisteluvastuu

Valmisteluvastuu kokouksista on koollekutsujalla; sääntömääräiset kokoukset valmistelee hallitus ja hallituksen kokoukset puolestaan puheenjohtaja.

Käytännössä kuitenkin kokoukset valmistelee puheenjohtaja ja sihteeri sekä päätettävää asiaa valmisteleva toimihenkilö, esimerkiksi taloudenhoitaja. Valmisteluvaiheessa voidaan käyttää myös ulkopuolisia asiantuntijoita.

Kokouskutsu

Kokousten valmistelu käynnistyy kokouskutsun laatimisesta, joka pitää toimittaa yhdistyksen sääntöjen mukaisesti. Säännöissä sanotaan, kuinka paljon etukäteen kutsu pitää osallistujille toimittaa, ja miten se pitää toimittaa. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat sekä kokouksen aika ja paikka. Säännöissä voi lukea esimerkiksi, että hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokous koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä, sähköpostilla tai sanomalehdessä.

Kokouskutsusta pitää ilmetä kokouksen ajankohta, paikka ja käsiteltävät asiat. Tässä yhteydessä järjestäjien on päätettävä, pidetäänkö kokous lähikokouksena, etäkokouksena vai hybridikokouksena. Hallituksen kokoukset voidaan pitää kokonaan etänä tai vaikka sähköpostitse. Yhdistyksen kokouksen lähtökohtana on lähikokous, johon hallituksen niin päättäessä voi osallistua myös etänä eli puhutaan niin sanotusta hybridikokouksesta. Yhdistyslain mukaan, jos kokoukseen voi osallistua myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla, siitä on mainittava kokouskutsussa.

Muista nämä asiat kokouskutsua tehdessä:

• Yhdistyksen tai hallintoelimen nimi
• Kokoustyyppi: Onko kyseessä yhdistyksen vuosikokous vai hallituksen kokous? 
• Kokouksen ajankohta: Päivämäärän lisäksi muista mainita kellonaika.
• Kokouksen paikka: Missä kokous järjestetään vai järjestetäänkö se etänä?
• Käsiteltävät asiat
• Kutsun päiväys, paikka ja kutsuja

Esityslista

Kokouskutsun pohjalta laaditaan esityslista. Esityslista toimitetaan etukäteen, jotta osallistujat voivat valmistautua käsiteltäviin asioihin. Mitä paremmin valmistautuneita osallistujat ovat, sitä paremmat edellytykset onnistuneelle kokoukselle on olemassa. Vuosittaisten jäsenkokousten esityslista on määrämuotoinen, kun taas ja hallituksen kokousten esityslistan määrittelee kulloinkin suunnittelussa ja valmistelussa olevat asiat.

Muista nämä, kun laadit esityslistaa:

• Kokouksen avaus
• Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
• Järjestäytyminen
• Menettelytavoista sopiminen
• Esityslistan hyväksyminen
• Ilmoitusasiat
• Päätösasia 1
• Päätösasia 2 jne.
• Muut esille tulevat asiat
• Kokouksen päättäminen

Esityslista voi olla lista käsiteltävistä asioista, mutta siihen voidaan kirjata myös asian esittely ja päätösesitys. Esityslistan asiakohdat kannattaa numeroida ja niitä usein kutsutaankin pykäliksi.

Kokousjärjestelyt

Kokousjärjestelyissä ratkaisee, mikä on kokouksen tarkoitus ja keitä kokouksen osallistujat ovat sekä miten tarkoitukseen parhaiten päästään ja keitä muita sinne tarvitaan.

• Miten varmistetaan, että kaikki osallistujat saavat äänensä kuuluville?
• Käytetäänkö esimerkiksi erilaisia osallistavia menetelmiä?
• Tarvitseeko paikalle kutsua esimerkiksi liiton edunvalvonnan asiantuntijoita, toiminnan kehittämisen fasilitoijia tai jäsenhankintakampanjan kohderyhmän edustajia.

Etäkokous

Hallituksen etäkokoukset ovat helppoja järjestää. Etäkokoukset sopivatkin esimerkiksi sellaisiin hallituksen kokouksiin, joissa tehdään konkreettisia päätöksiä.

Sen sijaan yhteisöllisyyden luominen ja uuden ideointi koetaan usein etäkokouksissa vaikeammaksi. Uuden ideoinnissa käytetään usein osallistavia menetelmiä, joiden toteuttaminen koetaan lähikokouksissa helpommaksi, vaikka nykyiset etäkokousvälineet mahdollistavatkin esimerkiksi osallistujien jakamisen ryhmätyötiloihin.

Vuosikokouksen järjestämisestä etäkokouksena tulee olla maininta yhdistyksen säännöissä.

Etäkokousvälineitä on sekä ilmaisia että maksullisia. Ilmaisia ovat esimerkiksi Google Meet, Teams ja WhatsAppin ryhmäpuhelu, ja maksullisia Zoom.

Etäkokous pitää valmistella ja johtaa yhtä huolellisesti kuin lähikokouskin. Erityisesti pitää kiinnittää huomiota, että kaikki osallistujat osaavat ja pääsevät käyttämään kokouksessa vaadittavaa tekniikkaa, jolloin kokouksessa ei kulu aikaa muihin kuin asialistalla oleviin asioihin.

Muista nämä, kun valmistelet etäkokousta:

• Osallistujien ohjeistus etukäteen
• Tekniikan testaus etukäteen
  • Yhteyden varmistus
  • Mikrofonin ja kameran säädöt
  • Materiaalien jako
• Kokouskäytännöistä sopiminen
  • Mikrofonin ja kameran käyttö
  • Puheenvuorojen pyyntö
  • Chatin käyttö