Kokoustaito

Kokouksen tavoitteet

Kokouksen tärkeimmät tavoitteet ovat yhteisymmärryksen luominen päätösasioista ja päätösten selkeä muotoilu.

Puheenjohtaja johtaa kokousta ja vastaa siitä, että osallistujat tietävät, mistä puhutaan, puhujat pysyvät asiassa ja noudattavat sovittuja menettelytapoja. Puheenjohtaja vetää kokousta esityslistan mukaisesti, jakaa puheenvuorot tasapuolisesti ja keskustelun jälkeen muodostaa päätösesityksen. Päätösesityksen muodostaminen on puheenjohtajan vaikeimpia tehtäviä.

Sihteerin tehtävänä on kirjata tehdyt päätökset ja tukea puheenjohtajaa seuraamalla kokouksen kulkua.

Esityslistalla on monta tarkoitusta

Esityslistaa seuraamalla varmistetaan, että menettelytavat täyttävät hyvän ja laillisen kokouksen tunnusmerkit, ja että kaikki tarpeelliset asiat tulevat käsitellyksi.

Se tekee kokouksen seuraamisen osallistujille helpoksi ja tehostaa kokouksen asioiden käsittelyä sekä niiden kirjausta pöytäkirjaa varten.

Kaikki esityslistan asiakohdat johdetaan pitkälti samalla kaavalla. Puheenjohtaja tai päätettävää asiaa valmisteleva toimihenkilö esittelee asian, minkä jälkeen puheenjohtaja avaa keskustelun. Keskustelun jälkeen puheenjohtaja päättää keskustelun ja tekee päätösesityksen. Päätökset tehdään esittelyn, mahdollisten ehdotusten ja keskustelun pohjalta. 

Kokouksen alkutoimet

Kokouksen avaa koollekutsuja eli yleensä puheenjohtaja toivottaen osallistujat tervetulleiksi, selostaen lyhyesti kokouksen tarkoituksen ja julistaen kokouksen avatuksi.

Laillisesti koollekutsuttu

Kokous voidaan todeta laillisesti koollekutsutuksi, kun kokouskutsu on toimitettu sääntöjen määräajan puitteissa ja sääntöjen määräämällä tavalla. Jos todetaan, että kokous ei ole laillinen, pitää päättää jatketaanko kokousta vai ei, ja kutsutaan kokous uudestaan koolle. Kokousta voidaan kyllä jatkaa, mutta silloin jää riski, että joku asianosainen tekee moitteen ja kokouksessa tehdyt päätökset kumotaan jälkikäteen.

Päätösvaltaisuus

Kokouksen päätösvaltaisuudessa on kyse siitä, onko kokouksessa edustettuna riittävä määrä osallistujia. Vuosikokous on päätösvaltainen, kun kokouksessa on paikalla vähintään yksi jäsen. Hallituksen kokouksissa puolestaan on usein määritelty, että yli puolet pitää olla paikalla. Tämä kannattaa tarkistaa yhdistyksen säännöistä. Tässä kohdassa todetaan kokouksen osanottajat päätösvaltaisuuden toteamiseksi. Lisäksi voidaan myöntää läsnäolo- ja puheoikeus, niille, joilla sitä ei sääntöjen mukaan ole, esimerkiksi ulkopuoliselle asiantuntijalle tai vierailijalle.

Järjestäytyminen

Kokouksen järjestäytymisessä valitaan kokoukselle toimihenkilöt eli puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat. Puheenjohtajan ja sihteerin valinta koskee lähinnä sääntömääräisiä kokouksia, sillä hallituksen kokouksissa kokousta johtaa puheenjohtaja ja sihteerinä toimii sihteeri. Pöytäkirjantarkastajien valinnan sijasta voidaan päättää, että pöytäkirja tarkastetaan seuraavassa kokouksessa. Ääntenlaskijoiden tehtävänä on laskea vaalissa tai äänestyksessä annetut äänet ja tarkistaa, mitkä äänet voidaan hyväksyä ja mitkä äänet täytyy hylätä. Ääntenlaskijat ilmoittavat kokoukselle vaalin tuloksen äänten jakautumisesta.

Esityslistan hyväksyminen

Kokouksen esityslista voidaan hyväksyä joko esitetyllä tavalla tai sitä voidaan muuttaa kokouksen päätöksellä. Esityslistaan voidaan esittää käsiteltäväksi uusia päätösasioista tai esittää esityslistalla mainittuja poistettavaksi. Kannattaa kuitenkin muistaa, että on asioita, joista ei voi kokouksessa päättää, jos niitä ei ole mainittu kokouskutsussa ja esityslistassa. Tällaisia asioita ovat esimerkiksi sääntöjen muuttaminen tai yhdistyksen lakkauttaminen.

Menettelytavat

Kokouksen menettelytavoilla tarkoitetaan esimerkiksi sitä, miten puheenvuorot pyydetään ja myönnetään. Pienemmissä kokouksissa puheenvuoropyynnöksi riittää yleensä kädennosto, mutta isommissa kokouksissa käytetään usein kirjallista puheenvuoropyyntöä. Lisäksi menettelytavoissa sovitaan äänestysmenettelyistä.

Ilmoitusasiat

Ilmoitusasiat ovat asioita, jotka annetaan tiedoksi kokouksen osanottajille. Niistä ei tehdä päätöksiä. Tavallisia ilmoitusasioita ovat esimerkiksi hoidetut tehtävät, saapuneet kirjeet tai tulevat tapahtumat. Ilmoitusasiat merkitään tiedoksi pöytäkirjaan. Jos joku asia vaatii päätöksen tekemistä, se siirretään varsinaiseksi päätösasiaksi ja esityslistan kohdaksi.

Päätösasioiden käsittely

Päätösasiat käsitellään jokainen omana kohtana ja loogisessa järjestyksessä. Jokaisessa kohdassa keskustelu todetaan päättyneeksi ja kerrataan tehty päätös ääneen, jotta sihteeri voi sen kirjata ja pöytäkirjantarkastajat osaavat tarkastaa pöytäkirjan.

Muista nämä, kun johdat asiakohdan käsittelyä:

• Asian esittely
• Keskustelun avaus
• Puheenvuorojen jakaminen ja keskustelu
• Keskustelun päätös
• Päätösesitys
• Mahdollinen äänestys tai vaali
• Päätöksen muotoilu
• Sihteeri kirjaa päätöksen

Erilaisia puheenvuoroja:

• Esittely: Puheenjohtaja tai asiaa valmisteleva toimihenkilö esittelee asian.
• Keskustelu: Kokousosallistujat käyvät keskustelua asiasta.
• Kannatus: Kokousosallistujat voivat kannattaa tai vastustaa esitystä ja tehdä omia esityksiä. Näiden esittäjät ovat yhdessä vastuussa tehdystä päätöksestä.
• Eriävä mielipide tai vastalause: Vastuusta vapautuu ainoastaan esittämällä eriävän mielipiteen tai vastalauseen kirjattavaksi pöytäkirjaan.
• Etuoikeutetut puheenvuorot: Jaettua puheenvuorojärjestystä voivat rikkoa etuoikeutetut puheenvuorot, joita ovat repliikit ja työjärjestyspuheenvuorot.

Kokouksen lopputoimet

Lopuksi käsitellään muut esille tulevat asiat, jotka ovat tulleet esille juuri ennen kokousta tai kokouksen aikana. Muiksi käsiteltäviksi asioiksi ei voida ottaa asioita, joiden käsittely edellyttää, että ne on mainittu kokouskutsussa.

Puheenjohtaja päättää kokouksen kiittäen osallistujia ja julistaen kokouksen päättyneeksi. Kun kokous on päätetty, sitä ei voida enää avata uudelleen tai jatkaa, vaan sen päätökset ovat lopullisia ja vain seuraavan kokouksen muutettavissa olevia.

Muista nämä, päätösten selkeästä muotoilusta:

• Päätösten selkeä kirjoitusasu auttaa ymmärtämään, mitä on päätetty ja mitkä ovat päätöksen perustelut.
• Päätösten kohderyhmiä kokousosallistujien lisäksi yhdistyksen koko jäsenistö ja sidosryhmät.
• Päätös vastaa kysymyksiin mitä, miksi, miten, missä, milloin, kuka?
• Kirjoitusvirhettä pahempi virhe on se, että lukija ei ymmärrä päätöksen sisältöä.
• Käytä arkikieltä ja aktiivimuotoa – vältä kapulakieltä ja passiivimuotoa
• Käytä apuna ”ranskalaisia viivoja”

Äänestäminen

Silloin kun päätösasiasta ei keskustelemalla päästä yhteisymmärrykseen, joudutaan turvautumaan asiakysymyksissä äänestykseen ja henkilövalinnoissa vaaliin. Äänestykseen liittyviä asioita ovat ääntenlaskijoiden valinta, äänestystavan valinta, varsinaisen äänestystoimituksen läpivienti ja erilaiset äänestysjärjestykset.

Puheenjohtaja tekee ehdotuksen, missä järjestyksessä eri ehdotuksista äänestetään. Kokous päättää järjestyksestä. Lisäksi päätetään, onko äänestystapa avoin vai suljettu. Yleinen tapa on avoin kättennostoäänestys. Puheenjohtaja johtaa äänestystä ja pyytää nostamaan käden ehdotuspari kerrallaan. Ääntenlaskijat laskevat annetut äänet. Äänestyksen voittaa se mielipide, jota on kannattanut yli puolet äänestyksessä annetuista äänistä. Jos äänet menevät tasan, puheenjohtajan ääni ratkaisee.

Henkilövalinnoissa noudatetaan samantyyppistä menettelyä kuin mitä edellä on kuvattu. Pääsääntö on, että kokouksessa toimitettavassa vaalissa noudatetaan enemmistövaalitapaa. Suhteellista vaalitapaa käytetään enemmän postitse toimitettavissa vaaleissa. Vaali suoritetaan yleensä suljetuin lipun, vaikka avoinkin vaali on mahdollista toteuttaa. Vaalissa tasatulos ratkaistaan arvalla.

Kokouskäytös

Hyvä kokous ei ole pelkästään puheenjohtajan varassa vaan jokainen osallistuja on itse vastuussa kokouksista, joissa istuu. Perehtymällä kokousasioihin, käyttäytymällä asiallisesti ja muut huomioiden sekä osallistumalla avoimesti keskusteluun voidaan luoda innostuksen ja luottamuksen ilmapiiri.

Kukaan ei kuitenkaan viitsi osallistua kokouksiin, jos ne epäonnistuvat kerta toisensa jälkeen huonon vuorovaikutuksen ja kokouskäyttäytymisen takia. Tämä voi ilmetä esimerkiksi siten, että joillekin kokousosallistujille jää tunne, että yksi auktoriteetti, äänekäs vähemmistö tai suuri enemmistö jyräävät kaikki päätökset. Myös se, että tehdään kompromisseja, joihin kukaan ei loppujen lopuksi sitoudu, turhauttaa pitkän päälle.

Ristiriitaiset intressit ja henkilösuhteet ovat osa yhdistystoimintaa, mutta niiden tukahduttaminen tai käsittelemättä jättäminen saattaa kriisiyttää koko hallitustyöskentelyn. Riitaisassa tilanteessa jokaisen kannattaa tarkkailla itseään; hillitä itsensä ja erottaa tunteet ja asiat toisistaan. Puheenjohtajan on otettava aikalisä pitämällä kokoustauko tai siirtämällä asian käsittelyä. Ongelmien jatkuessa kannattaa käyttää sovittelijaa tai ulkopuolista asiantuntijaa.

Yhteisöllisyys alkaa muodostua mahdollisuudesta osallistua asioiden käsittelyprosessiin, tehdä ehdotuksia ja kysyä. Yhteisöllisyyden kokemus syvenee, kun huomaa, että oma katsantokanta laajenee toisten ajatuksia ja näkökulmia kuunnellen ja prosessoiden.

Miten ristiriitoja käsitellään?

• Hillitse itsesi, harkitse sanasi.
• Erota tunteet ja asiat toisistaan.
• Ota aikalisä pitämällä tauko tai siirtämällä asioita.