Jälkihoito

Jälkihoidon merkitys

Päätöksenteon viimeistelee huolellinen jälkihoito. Kokouksen jälkeen puheenjohtaja ja sihteeri varmistavat, että päätökset on muotoiltu selkeästi ja niistä tiedotetaan asianosaisille.

Joskus jälkihoito tarkoittaa sitä, että joutuu kertomaan ikävistä asioista. Silloin pitää pysyä tosiasioissa ja päätöksissä. Toki omista tuntemuksista voi kertoa, mutta muita syyttelemättä.

Pöytäkirja on kokouksessa tehdyistä päätöksistä kertova asiakirja. Sitä tarvitaan muun muassa toiminnantarkastuksessa todisteena, että hallintoa ja taloutta on hoidettu laillisten päätösten mukaisesti, toimintakertomusta kirjoitettaessa, riitatilanteissa ja tarkistettaessa, ketkä ovat osallistuneet päätöksentekoon sekä historiaa kirjoitettaessa.

Kokouksen puheenjohtajan on huolehdittava siitä, että kokouksessa tehdyistä päätöksistä tehdään pöytäkirja. Käytännössä pöytäkirjan kirjoittaa sihteeri. 

Pöytäkirjan allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja usein myös sihteeri, ja se pitää tarkastaa sovitulla tavalla – joko pöytäkirjantarkastajat tarkastavat sen tai se tarkastetaan seuraavassa kokouksessa. Nykyään sähköinen allekirjoittaminen on nopea ja vaivaton tapa pöytäkirjojen allekirjoittamisessa.

Useimmiten kokouksista tehdään päätöspöytäkirja, jossa kirjataan tehdyt päätökset ilman perusteluja ja muita kommentteja. Selostuspöytäkirjaan kirjataan pääesitys, keskustelussa tehdyt esitykset lyhyine perusteluineen, äänestys tai vaali sekä päätös. Keskustelupöytäkirjaan kirjataan mahdollisimman tarkoin kokouksessa käyty keskustelu. Keskustelupöytäkirja sopii esimerkiksi työryhmän asioiden valmistelu- ja ideointivaiheessa.

Muista nämä, kun kirjoitat pöytäkirjaa:

• Otsikko-osa: Yhdistyksen nimi, kokoustyyppi, aika ja paikka, läsnäolijat tai osanottajaluettelo liitteenä sekä puheenjohtajan ja sihteerin nimet
• Asiaosa: Jokainen asiakohta kirjoitetaan omana pykälänä sisältäen esittelyn, päätösesityksen ja päätöksen.
• Loppumerkinnät: Puheenjohtajan ja sihteerin sekä pöytäkirjantarkastajien, jos on valittu, allekirjoitukset.
• Liitteet

Kokouksen jälkeen sihteeri tiedottaa mahdollisimman pian päätöksistä tai sovittaessa puheenjohtaja on yhteydessä asianosaisiin ja päätöksiin liittyviin tahoihin.