Toimihenkilöt

Toimihenkilöiden valinta

Järjestäytymiskokouksessa valitaan sääntöjen mukaiset toimihenkilöt, jotka useimmissa yhdistyksissä ovat varapuheenjohtaja, sihteeri ja taloudenhoitaja. Sitoutumisen ja yhteisvastuun kannalta on tärkeää, että jokaisella hallituksen jäsenellä on oma erityinen roolinsa hallituksessa.

Puheenjohtaja

Pienessä yhdistyksessä puheenjohtaja vastaa moninaisesta toiminnasta ja suuressa yhdistyksessä päivät voivat täyttyä edunvalvontatehtävistä.

Hallituksella on oltava puheenjohtaja, joka yhdistyksen säännöistä riippuen valitaan joko yhdistyksen kokouksessa tai hallituksen keskuudesta. Puheenjohtajaksi valinnan edellytyksenä on täysi-ikäisyys, asuinpaikkana pitää olla Suomi, eikä puheenjohtaja voi olla konkurssissa tai holhouksessa.

Varapuheenjohtaja toimii puheenjohtajana, kun varsinainen on estynyt. Puheenjohtajiston työnjaosta kannattaa sopia järjestäytymiskokouksessa.

Puheenjohtajan lakisääteisiä tehtäviä ovat:

• Hallituksen kokousten koollekutsuminen
• Hallituksen kokousten puheenjohtajana toimiminen
• Nimenkirjoitusoikeus yksin tai yhdessä riippuen säännöistä
• Muutosilmoitusten tekeminen yhdistysrekisteriin

Vastavalitun puheenjohtajan muistilista:

• Kutsu koolle hallituksen järjestäytymiskokous. Kertaa ja käy hallituksen kanssa läpi yhdistyksen säännöt, toimintasuunnitelma ja talousarvio
• Toimita nimenkirjoitusoikeuksien muutostiedot patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteriin. Lomakkeet, ohjeet ja hinnat ovat osoitteessa www.prh.fi > yhdistykset.
• Toimita toimihenkilömuutoksista tieto ammattiliittoon ja tiedota muutoksista myös työnantajien edustajille.
• Tee tilinkäyttöoikeuksien muutokset pankkiin. Tarvitset mukaan pöytäkirjanotteen hallituksen kokouksesta, jossa tilinkäyttöoikeuksien siirtämisestä uusille henkilöille on päätetty ja vanhoilta toimijoilta tilinkäyttöoikeus poistettu.
• Päivitä tai muodosta hallituksen sähköpostilista
• Päivitä ilmoitustaulut, kotisivut ja Facebook-sivut
• Välitä tärkeät paperit, tiedot ja taidot edellisiltä toimijoilta uusille (esim. edelliset pöytäkirjat, jäsenluettelo, kirjanpito, sihteerin kansio)

Osallistava johtaminen kuuluu menestyvän ammattiyhdistyksen johtamiseen

Yhdistyksen johtaminen on ryhmätyötä. Se on luottamusta, vastuun antamista ja muutoksen läpiviemistä yhdessä koko hallituksen ja muiden aktiivien kanssa. Kenenkään ei oleteta hallitsevan kaikkea yksin, vaan ydinjoukko toimii ryhmänä. Toiminnan suunnittelussa ja päätöksenteon valmistelussa kannattaa kaikki hallituksen jäsenet ja henkilöstön edustajat ottaa mukaan mahdollisimman aikaisessa, sekä kuunnella työpaikkojen aktiiveja ja jäseniä. 

– Asiat eivät saa olla yhden tai muutaman henkilön varassa. Silloin muut eivät pääse vaikuttamaan, eivätkä osaa, kun tilaa ei ole annettu.

Meitä jokaista motivoivat eri asiat. Siksi puheenjohtajan kannattaa tutustua kaikkiin hallituksen jäseniin, jotta tiedät, mikä jokaista eniten motivoi. Haasteellisista tehtävistä motivoituvalle kannattaa tarjota vaativia tehtäviä, sosiaalisesta yhdessäolosta motivoituvalle sopivat yhteistyötä vaativat tehtävät, esimerkiksi virkistystilaisuuksien järjestäminen ja niissä käyminen. Tavoitteesta motivoituvaa innostat, kun yhdessä toteatte, kuinka olette onnistuneet vaikuttamaan ja kuinka asiat ovat toimintanne ansiosta edenneet kohti ääneen sanottua päämäärää. Hallinnan tunnetta hakevalle toiminnan säännöllisyys ja sovitut pelisäännöt tarjoavat turvaa. Pitämällä hallituksen toimintatavat sopivan epämuodollisina ja jämäköinä takaat sen, että vallankäytöstä motivoituvat eivät pääse ”kikkailemaan” vaatimalla äänestyksiä tai takertumalla kokoustekniikan hienouksiin, vaikkapa puheenvuorojärjestyksiin.

Seuraavien kysymysten avulla voit arvioida yhdistyksen toimintakulttuuria. Jos vastaat kaikkiin kysymyksiin kyllä, onneksi olkoon; yhteistyönne toimii hyvin. Jos vastaat kielteisesti joihinkin kysymyksiin, miettikää yhdessä, miten asian voisi saattaa kuntoon.

• Onko yhdistyksessäsi myönteinen ilmapiiri?
• Voitteko ilmaista itseänne avoimesti ja saatteko toisiltanne arvostusta?
• Onko hallituksen tehtävät ja vastuualueet selkeästi määritelty?
• Oletteko sopineet pelisäännöistä eli tavoista toimia?
• Saatteko ja jaatteko riittävästi tietoa yhdistyksen asioista?
• Ovatko jäsenet tyytyväisiä tiedotukseen ja toimintaan?
• Tuetteko toisianne kehittymisessä?
• Onko teillä aikaa jutella asioista?
• Osallistutaanko kokouksiin ahkerasti?

Minustako puheenjohtaja?

• Miksi ryhtyisin puheenjohtajaksi?
• Tunnenko yhdistykseni sääntöjen määräämät puheenjohtajan tehtävät, oikeudet ja velvollisuudet?
• Tunnenko toimintaympäristön ja hallituksen jäsenet?
• Mihin asioihin haluan puheenjohtajana erityisesti keskittyä?
• Mitä vahvuuksiani voin hyödyntää puheenjohtajana?
• Mitä osaamista minulla on ja mitä minulta puuttuu? Miten ja milloin hankin puuttuvan osaamisen?
• Mitä odotan ammattiyhdistykseltäni ja ammattiliitoltani?

Sihteeri

Sihteeri saa yhdistyksen toiminnan rullaamaan. Yleensä hallitus valitsee sihteerin keskuudestaan, mutta säännöistä riippuen sihteeri voidaan nimetä myös hallituksen ulkopuolelta.

Yhdistyksen sihteeri on ensisijaisesti vastuussa hallituksen kokoustoiminnan kirjaamisesta. Kaikki muut sihteerin tehtävät hallitus voi jakaa järjestäytymiskokouksessaan. Esimerkiksi viestintää ja jäsenasioita hoitamaan on usein järkevää valita joku muu kuin sihteeri. Näin sihteerin työmäärä pysyy kohtuullisena, vaikka yhdistyksen toiminta kasvaisi.

Sihteerin tehtävänä on valmistella puheenjohtajan kanssa hallituksen ja yhdistyksen kokoukset, hoitaa käytännön järjestelyt, kuten paikan ja tarjoilujen varaus sekä kokouksen jälkitoimet.

– Hyvänä tapana on kysyä hallituksen jäseniltä etukäteen, mitä asioita halutaan käsitellä sääntömääräisten asioiden lisäksi.

Sihteerin tehtävänä on

• laatia ja toimittaa kokouskutsu ja esityslista,
• toimia sihteerinä hallituksen kokouksissa, ja valittaessa myös yhdistyksen kokouksissa,
• kirjoittaa kokouksen pöytäkirja,
• allekirjoittaa pöytäkirja ja toimittaa se pöytäkirjantarkastajille allekirjoitettavaksi,
• tiedottaa päätöksistä asianosaisille.

Lisäksi sihteeri

• laatii luonnoksen yhdistyksen toimintasuunnitelmaksi ja -kertomukseksi,
• hoitaa yhdistyksen kirjeenvaihtoa,
• vastaa yhdistyksen jäsenluettelon ja arkiston hoidosta,
• pitää luetteloa jäsenten merkkipäivistä,
• laatii erilaiset ilmoitukset ja tilastot liittoon.

Mediavälitteinen kokous sopii yksittäisiin päätösasioihin

Mediavälitteinen kokous kannattaa pitää silloin, kun yksittäinen päätös pitää tehdä nopeasti, eikä aikaa ole matkustamiseen. Kokouksen voi pitää vaikka sähköpostilla tai pikaviestisovelluksella. Puheenjohtajan ja sihteerin pitää valmistella päätösehdotus kirjallisesti ja kiinnittää huomiota siihen, miten hallituksen jäsen pystyy osoittamaan kannatuksensa tai vastustuksensa päätösasiaan. Kokoukseen ei kannata tuoda keskustelua vaativia tai kiistanalaisia asioita.

Minustako sihteeri?

• Miksi ryhtyisin sihteeriksi?
• Tunnenko sihteerin tehtävät, oikeudet ja velvollisuudet?
• Tunnenko toimintaympäristön ja hallituksen jäsenet?
• Mihin asioihin haluan sihteerinä erityisesti keskittyä?
• Mitä vahvuuksiani voin hyödyntää sihteerinä?
• Mitä osaamista minulla on ja mitä minulta puuttuu? Miten hankin puuttuvan osaamisen?
• Mitä odotan ammattiyhdistykseltäni ja ammattiliitoltani?
• Mitä hallitus odottaa minulta?

Taloudenhoitaja

Hallitus on vastuussa talouden hoitamisesta ja kirjanpidon järjestämisestä yhdistyksessä. Se voi nimittää taloudenhoitajan huolehtimaan käytännön asioista, mutta vastuu on silti hallituksen.

Yhdistyksen taloudenhoitajan nimittää hallitus keskuudestaan tai ulkopuolelta. Taloudenhoitaja ei tee talouspäätöksiä, vaan ne tekee hallitus, mikä tarkoittaa sitä, että taloudenhoitaja on vastuussa taloudesta yhtenä hallituksen jäsenenä.

Koska hallituksella on talousvastuu, sen pitää olla ajan tasalla yhdistyksen taloudellisesta tilanteesta. Taloudenhoitajan tehtävänä on kertoa hallitukselle talousasioista, etenkin mahdollisista talousarvion alituksista ja ylityksistä. Jotta koko hallitus tuntee yhdistyksen taloustilanteen, kannattaa talousasioita käsitellä hallituksen kaikissa kokouksissa.

Taloudenhoitaja hoitaa ja koordinoi käytännön talousasiat:

• Hoitaa maksut, kirjanpidon ja käteiskassan käytön
• Laatii luonnokset tilinpäätökseksi ja taloussuunnitelmaksi
• Seuraa yhdistyksen varojen käyttöä ja raportoi niistä hallitukselle
• Valvoo jäsenmaksujen kertymää
• Hoitaa mahdolliset tilitykset liitolle

Yhdistyksen taloudenhoitajan ei tarvitse olla talousammattilainen, mutta taloudenhoitajana kannattaa tiedostaa, että

• varoja käytetään yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen – niitä ei missään nimessä saa käyttää kenenkään omaksi hyödyksi,
• varainhankinnalla tuotetaan varat kattamaan toiminnan kulut – tarkoitus ei ole tuottaa voittoa,
• taloudenhoidon avoimuus ja läpinäkyvyys sekä valtuuksista ja velvollisuuksista sopiminen on hallituksen ja taloudenhoitajan oikeusturvan kannalta tärkeää.

Tilinkäyttöoikeuksien päivittäminen

Kun yhdistyksen taloudenhoitaja vaihtuu, hallituksen pitää kokouksessaan tehdä päätös tilinkäyttöoikeuksien muutoksesta ja kirjata ne pöytäkirjaan; kenelle käyttöoikeus annetaan ja keneltä se poistetaan. Sen jälkeen pöytäkirja tai sen ote toimitetaan pankkiin.

Minustako taloudenhoitaja?

• Miksi ryhtyisin taloudenhoitajaksi?
• Tunnenko taloudenhoitajan tehtävät, oikeudet ja velvollisuudet?
• Tunnenko toimintaympäristön ja hallituksen jäsenet?
• Mitä vahvuuksiani voin hyödyntää taloudenhoitajana?
• Mitä osaamista minulla on ja mitä minulta puuttuu?
• Mitä tukea odotan ammattiyhdistykseltäni ja ammattiliitoltani?

Viestintävastaava

Viestintä on nykyään muun muassa sosiaalisen median takia yhdistyksissä niin laajaa ja aikaa vievää, että viestintää hoitamaan kannattaa nimetä viestintävastaava ja mahdollisesti perustaa viestintätiimi.

Viestintätiimi voi koostua esimerkiksi sihteeristä, viestintävastaavasta ja some-vastaavasta. Tehtävät kannattaa jakaa toimijoiden osaamisen ja kiinnostuksen mukaan. Yhdistäkää, erottakaa, keksikää uusia tai jättäkää tehtäviä pois, mikäli siltä tuntuu. Useimmiten kaikille töille kuitenkin löytyy halukas tekijä, jos sitä osaa vain jäsenistöltä kysyä.

Tiimin työnjako voi olla esimerkiksi seuraava:

• Sihteeri hoitaa kaikki yhdistyksen kokouksiin liittyvät viralliset ja epäviralliset työt.
• Viestintävastaava vastaa koko jäsenistölle tapahtuvasta tiedottamisessa yhdessä sihteerin kanssa. Sen lisäksi huolehtii yhteyksistä paikallisiin tiedotusvälineisiin ja vastaa yhdistyksen omista ja jaettavista esitteistä eri tilaisuuksissa.
• Some-vastaava hoitaa yhdistyksen kotisivuja ja sosiaalisen median kanavia.

Viestintä on yhteistyötä myös muiden hallituksen jäsenten ja henkilöstön edustajien kanssa. Edunvalvontaan liittyvät tiedotteet voi kirjoittaa yhteistyössä puheenjohtajan tai henkilöstön edustajan kanssa ja koulutusmainokset yhdessä koulutusvastaavan kanssa. Näin kukin voi hyödyntää omaa osaamistaan yhdistyksen tehtävän edistämiseksi parhaiten.

Viestintävastaavana tehtäväsi on muistuttaa viestinnän merkityksestä, koordinoida viestintää ja huolehtia toteutuksesta, esimerkiksi vastata viestintäsuunnitelman teosta, ylläpitää ja luoda viestintäkanavia, muokata tekstejä ja kuvallista sisältöä, tehdä tiedotuslistoja ja ylläpitää niitä. Viestintä onnistuu kuitenkin vain, jos tiedät, mitä yhdistyksessä on meneillään. Se, milloin tiedotetaan, harkitaan aina tilanteen mukaan.

Muista kuitenkin aina miettiä, mitä pitää viestiä

• ennen jotain tapahtumaa tai asian käsittelyä,
• sen aikana ja
• sen jälkeen.

Muut vastuuroolit

Hallituksen kannattaa valita keskuudestaan vastuuhenkilöitä, jotka vastaavat eri toimintojen koordinoinnista. Vastuualueet määritellään yleensä yhdistyksen toiminnan painopisteiden mukaan.

Kun hallitus jakaa tehtäviä, kannattaa varmistaa, että valitulla henkilöllä on intoa tehtävään sekä mahdollisuudet tehtävän hoitoon. Hallituksen jäsenen voi nimetä vaikkapa talousvastaavaksi, viestintävastaavaksi, jäsenvastaavaksi, virkistysvastaavaksi tai mökkivastaavaksi. Hänen tuekseen voi nimetä työryhmän, jossa on hallituksen ulkopuolisia jäseniä. Näin aktiivitoimijoiden piiriä voidaan laajentaa ja houkutella jäseniä mukaan toimintaan, joka heitä kiinnostaa, mutta ei vaadi sitoutumista hallitustyöskentelyyn.

Tehtävien delegoinnissa ja vastuuhenkilöiden valinnassa kannattaa huomioida jokaisen hallituksen jäsenen tiedot ja taidot sekä into ja mahdollisuudet käyttää aikaa annettuun tehtävään. Näiden kartoittaminen hallitustaipaleen alussa ja säännöllisin välein auttaa ennakoimaan, onnistumaan ja kehittymään. Vastuuhenkilöiden avuksi hallitus voi nimetä toimikunnan.

Vastuualueita määritellessä hallituksen on hyvä vastata kysymyksiin,

• miksi tämä tehtävä on tärkeä,
• mitä taitoja sen hoitamisessa tarvitaan,
• mikä on tehtävän toimenkuva ja vastuut,
• kuinka paljon voimavaroja vastuualueelle osoitetaan.

Tyypillisiä vastuualueita:

• jäsenasiat
• jäsenhankinta
• nuoriso- ja opiskelijatoiminta
• koulutus
• tapahtumat
• sosiaalinen media
• työpaikkatoiminta
• vastuullisuus