Hallitustyöskentely

Menestyvä yhdistys

Menestyviä ammattiyhdistyksiä yhdistää johdon kyky sitouttaa ydinjoukko, valmius ennakointiin ja halu kuunnella jäseniä.

Innostus

Pysyminen yhdistyksen perustehtävissä auttaa saamaan aikaan tavoiteltuja asioita, parantaa sitoutumista ja motivaatiota sekä vähentää ristiriitoja.

Ammattiyhdistyksen edunvalvontatyö on moniulotteista ja pitkäjänteistä vaikuttamistyötä; päämäärät lähenevät hitaasti ja usein niihin ei päästä lainkaan. On uskottava toiminnan tavoitteisiin, keinoihin ja hyödyllisyyteen ja nähtävä itsensä osana yhteiskunnallista kehitystä. Vaikuttamistyötä jaksaa vain, jos toiminnan merkitys on selvä.

– Yhdistyksen tarina sitouttaa jäsenet tavoitteisiin ja toimintaan

Kertomalla yhdistyksen historiasta, nykytilasta ja tulevaisuudesta tarinana saadaan yhteinen käsitys toiminnan merkityksestä ja päämäärästä. Tähän tarinaan jokainen toimija voi sijoittaa itsensä ja hahmottaa näin juuri oman toimintansa merkitystä yhdistyksen kannalta.

Selkeät tavoitteet edistävät innostumista: on helpompi innostua, kun tietää mitä tavoittelee. Tehtäväsuuntautuneisuus painottaa yksilön ja ryhmän omaa vastuuta sekä lisää erilaisuuden sietoa ja vähentää kilpailua vallasta. Myönteinen ilmapiiri kannustaa osallistumaan ja sitoutumaan päätöksiin.

On normaalia, että yhdistystoiminta ei aina innosta, mutta voit opastaa uusia ja antaa hallitustovereiden innostaa sinua ja toinen toisiaan. Ota tarjottu tuki ja välittäminen vastaan ja tarjoa omaa tukeasi muille, kun huomaat, että he sitä kaipaavat tai sinulta pyydetään tukea.

Yhdistystoiminnan ilo ja into löytyvät sekä yhdistyksen tärkeistä päämääristä, että ihmisistä, joiden kanssa toimitaan. Hyvä yhteishenki ja yhteenkuuluvuus antavat voimia toimintaan.

Hyvän ilmapiirin tunnusmerkkejä ovat muun muassa:

• Toimijoiden väliset hyvät suhteet, käytöstavat ja tiedonkulku.
• Toiminnan läpinäkyvyys ja oikeudenmukaisuus sekä mielekkyyden ymmärtäminen.

• Vaikutus- ja osallistumismahdollisuudet sekä kehitys- ja etenemismahdollisuudet.
• Selkeä työjako ja kohtuullinen kuormitus.
• Oikeudenmukainen palaute ja palkitseminen.
• Monimuotoisuuden ja erilaisuuden aito arvostamisen.

Perehdytys

Perehdyttämisellä varmistetaan, että yhdistyksen toiminta jatkuu, eikä yhdistyksen muisti katkea. Perehdytys saa toiminnan sujumaan ja auttaa oppimaan uutta. Sen avulla vähennetään yhdistystoiminnan kuormittavuutta ja virheitä.

Hallituksen perehdytykseen kannattaa sisällyttää tapaaminen vanhan ja uuden hallituksen kanssa ja käydä läpi hallituksen tehtävät, vastuut ja työnjako sekä pelisäännöt ja odotukset hallitustyöskentelystä.

Tiedonsiirto voidaan toteuttaa esimerkiksi siten, että:

• Sivuun vetäytyvä toimija kertoo muille toimijoille juuri hänen toimintatapansa, ja kertoo muutenkin, mitä on tapahtunut hänen toimiessaan yhdistyksessä.
• Hallituksen jäsenet käyvät yhdessä läpi vakiintuneet toimintatavat, yhdistyksen säännöt ja erilaiset ohjeet ja käytännöt
• Samalla kootaan uusille toimijoille yhteystiedot, mistä saa apua missäkin tilanteessa,
• Keskustellaan toiminnan arvioinnista, yhteydenpidosta ja palautteesta eli miten palautetta voi antaa ja saada ja mistä asioista.

Perehdytyksessä tarvittavia materiaaleja ovat muun muassa:

• Yhdistyksen säännöt ja ohjeet
• Strategia ja toimintasuunnitelma
• Vuosikello ja/tai tapahtumakalenteri
• Edellisen kauden toimintakertomus ja tilinpäätös
• Edellisen kauden hallituksen jäsenten yhteystiedot

Toimintatestamentti apuna perehdytyksessä

Mikäli yhdistyksessäsi ei ole toimivaa perehdyttämiskäytäntöä, voitte luoda sellaisen yhdessä. Kukin voi esimerkiksi kirjoittaa tarinan, laatia taulukon tai kirjoittaa oman vuosikellon omasta vastuualueesta; mitä kaudella on tehty ja mihin seuraavaksi kannattaisi tarttua. Perehdyttämismateriaalista saa hauskan, jos pystyy liittämään siihen valokuvia tai videota mukaan. Näin huolehdit osaltasi yhdistyksesi myös tulevan historiikin kirjoittamisesta.

Hallituksen toiminnan kannalta on tärkeää, että osa sen jäsenistä on sovituin jaksoin vaihtovuorossa. Vuorottelu pitää intoa yllä sekä hallituksella että yksittäisillä toimijoilla. Jatkuvuuden takaamiseksi on kuitenkin hyvä, että sivuun siirtyjät jäävät ainakin alussa hallituksen tukijäseniksi tai tietolähteiksi. Lupaathan toimia perehdyttäjänä, jotta voit auttaa yhdistystäsi sen tavoitteen saavuttamisessa ja tarinan rakentamisessa?

Vinkit uudelle hallituksen jäsenelle

Vastavalitulla hallituksen jäsenellä on paljon opittavaa kauden alussa. Varmista tämän listan avulla, että ainakin tärkeimmät asiat tulevat hoidettua.

• Osallistu hallituksen järjestäytymiskokoukseen, esittele itsesi ja tutustu muihin.
• Päivitä tai muodosta hallituksen sähköpostilista myös omalle koneellesi.
• Varmista, että sinun yhteystietosi ovat päivitetyllä ilmoitustauluilla ja kotisivuilla.
• Kertaa hallituksen kanssa yhdistyksen säännöt, toimintasuunnitelma ja talousarvio.
• Sovi hallituksen kanssa yhteisistä pelisäännöistä.
• Pyydä tärkeät paperit ja tiedot edelliseltä hallituksen jäseneltä (esim. edelliset pöytäkirjat, jäsenluettelo, hallituksen jäsenen kansio).

Pelisäännöt

Yhdessä tekemistä helpottavat heti kauden alussa sovitut pelisäännöt tai toimintatavat. Sopikaa heti ensimmäisessä hallituksen kokouksessa, miten te haluatte toimia.

Voitte laatia pelisäännöt esimerkiksi näin:

• Jakaantukaa kahteen ryhmään.
• Ensimmäinen ryhmä siirtyy pöydän ulkopuolelle tuoliryhmään.
• He aloittavat keskustelun siitä, miten toimii mahdollisimman huono hallitus.
• Kun keskustelua on jatkunut noin kymmenen minuuttia, tämä ryhmä siirtyy pöydän ääreen ja toinen ryhmä tulee pöydän ulkopuolella oleville tuoleille.
• Nyt ulkopuolella istuvat kääntävät äskeisen ryhmän toimintatavat positiivisiksi. Puheenjohtaja toimii koko tehtävän ajan kirjurina ja kirjaa toisen ryhmä määrittelemät positiiviset toimintatavat näkyviin.
• Kun toinen ryhmä on lopettanut, kirjaukset käsitellään yhdessä.

Luottamus

Luottamus on yhteisen toiminnan perusta. Kun aktiivitoimijat luottavat toisiinsa, toiminta on tuloksellista ja yhdenvertaista, eikä häiritseviä klikkejä synny. Luottamus ei synny itsestään, eikä hetkessä, ja yhdenkin toimijan jatkuva epäily toiminnan tarkoituksenmukaisuudesta tai muiden osaamisen ja harkintakyvyn puutteesta heikentää yhdistystä. Luottamuksen rakentamiseen ja ylläpitoon tarvitaan säännöllisiä asiapitoisia tapaamisia ja vapaamuotoisia virkistystilaisuuksia.

Luottamusta edistävät selkeät tavoitteet ja toimintatavat, päätöksenteon läpinäkyvyys, toiminnan tasapuolisuus ja rahankäytön tarkoituksenmukaisuus. Auta siis yhdistystäsi säännöllisin välein määrittelemään, miksi se on olemassa ja mitä se tavoittelee. Myös tiedottamisen käytännöillä voi luoda kestävää pohjaa luottamukselle. Tällöin yhdistys tai yksilö kestää pienet kolhut. Luottamukseen voi syntyä särö, mutta se ei kokonaan katoa, jos perusta on kunnossa.

Hallituksen jäsenenä lisäät luottamusta:

• Huolehtimalla siitä, että otat selvää asioista ennen kokouksia, kuuntelemalla muita toimijoita ja keskustelemalla kaikkien kanssa tasapuolisesti.
• Kuuntelemalla jäseniä ja osallistumalla mahdollisuuksien mukaan jäsentilaisuuksiin.
• Varmistat, että et yhdistyksen edustajana käytä resursseja omaksi hyödyksesi.
• Olet johdonmukainen ja toimit puheittesi ja vakaumuksesi mukaisesti.
• Huolehtimalla, että teet sovitut tehtävät, etsimällä ratkaisuja myös tilanteissa, joissa jokin asia on jäänyt sinulta tai muilta tekemättä.