Jäsentilaisuudet

Valmistelu

Kaikkien koulutusten ja tilaisuuksien valmistelu alkaa tavoitteen määrittelyllä – miksi tilaisuus järjestetään? Tavoitteena voi olla esimerkiksi yhteisöllisyyden ja me-hengen lisääminen, uuden oppiminen, informaation välittäminen, vertaistuen antaminen ja yhteisten kokemusten jakaminen sekä virkistyminen.

Koulutuksissa ja esimerkiksi ajankohtaisinfoissa kannattaa miettiä vastaus kysymykseen: Mitä tilaisuudessa pitää oppia? Näin saadaan tavoitteet määriteltyä. Tältä pohjalta kouluttajan on helppo suunnitella tilaisuuden sisältö. Myös markkinointi on helpompaa, koska tavoitteet kertovat, miksi tilaisuuteen kannattaa tulla mukaan.

Osanottajat tuovat tilaisuuteen valtavan määrän osaamista ja elämänkokemusta tullessaan. Olisi haaskausta antaa sen olla käyttämättömänä. Monet tilaisuudet kannattaakin järjestää niin, että yhdistys tarjoaa osallistujille oppimisyhteisön, jossa opitaan paitsi kouluttajalta myös muilta osallistujilta.

– Avainsanoja: sisältö, järjestelyt, markkinointi, budjetti, tapahtumajärjestäjä

Tarkastuslista tapahtumajärjestäjälle:

• Sisältö
  • Ohjelma tehty.
  • Kouluttaja/-t rekrytoitu ja briiffattu.
  • Kouluttajalle/vetäjälle ohjelma ja osallistujalista toimitettu.
  • Arviointi ja palautekysely valmisteltu.
• Järjestelyt
  • Tilaisuuden budjetti tehty.
  • Tilat, välineet ja tarjoilut varattu. Muista varmistaa, mitä välineitä kouluttaja/vetäjä tarvitsee ja millaisessa muodostelmassa halutaan istua.
  • Yhteiskuljetus ja majoitus varattu tarvittaessa.
  • Tiedot tilojen tarjoajalle toimitettu, esimerkiksi osallistujamäärä ja erityisruokavaliot.
  • Ohjelma kopioitu jaettavaksi ja osallistujien nimikyltit ja osallistujien todistukset tarvittaessa tehty.
  • Opasteet paikalle tehty.
  • Ota mukaan tärkeiden yhteyshenkilöiden puhelinnumerot, esimerkiksi kouluttaja/vetäjä, kokousemäntä/-isäntä, kuljetusliikkeen edustaja.
• Markkinointi
  • Kutsu tehty: ajankohta, paikka, ohjelma, kouluttaja, ilmoittautuminen, hinta, tarjoilut, erityisruokavaliotiedustelu.
  • Markkinointi ajoissa ja eri kanavia hyödyntäen.
  • Tehdäänkö tilaisuudesta juttu yhdistyksen uutiskirjeeseen, nettisivuille tai sosiaaliseen mediaan? Kuka tekee? Tai jos tilaisuuden tavoitteena on kehittää yhdistyksen toimintaa, esimerkiksi niin, että puhutaan jäsenten kokemista haasteista tai työstetään asioita ryhmissä, niin kuka tekee muistiinpanot.  

Toteutus

Tilaisuuden alkaessa ja aikana:

• Tarkista, että tekniikka toimii, tietokone ja dataprojektori, mikrofoni, valojen säätö, ja että käytössä on fläppipaperia, kyniä, muistiinpanopaperia.
• Katso, että opasteet ovat kunnossa.
• Ota selvää, missä on naulakko, wc, tupakointitila, ruokasali ja missä tarjoilut hoidetaan. Kerro tiedot osallistujille, kun avaat tilaisuuden.
• Ota vastaan osallistujat, kättele ja toivota tervetulleeksi, merkkaa ilmoittautuneiden listaan ketkä ovat saapuneet. Esittele itsesi, kouluttaja/vetäjä, osallistujat, alustajat.
• Sovi miten sosiaaliseen mediaan voi jakaa tilaisuudesta.
• Jaa ohjelma ja muu aineisto.
• Huolehdi, että aikataulussa pysytään ja tauoista pidetään kiinni.
• Varaa mukaan ensiapuohjeet ja hätänumero siltä varalta, että joku saa sairaskohtauksen.
• Kerro, miten ruokailuissa toimitaan, onko pöytiin tarjoilu vai buffet.
• Jaa lopussa kiitokset kaikille osanottajille siitä, että he ovat olleet mukana. Kiitä kouluttajaa/vetäjää ja alustajia. Kerro miten palaute annetaan. Jaa todistukset.

Tilaisuuden jälkeen:

• Miten tilaisuus onnistui järjestäjän näkökulmasta:
  • Pysyttiinkö aikataulussa?
  • Onnistuivatko järjestelyt?
  • Onko kouluttajan palkkiolomake ja kurssitilojen lasku saatu?
  • Pitikö kurssin budjetti?
  • Toteutettiinko kurssi sopivana ajankohtana?
• Millaista palautetta osallistujat antoivat?
• Onko jälkitiedotus hoidettu, esimerkiksi sähköisten materiaalien lähetys osallistujille ja tiedotus yhdistyksen kanavissa.

Arviointi

Jäsentilaisuuksien onnistumista voidaan arvioida erilaisilla mittareilla. Monesti uusi tapahtumajärjestäjä tulee ajatelleeksi vain yhtä tai kahta: tuliko paljon osallistujia ja sujuiko kaikki suunnitellusti. Kaikki arviointikriteerit eivät kuitenkaan sovi kaikkiin tilaisuuksiin, vaan tilaisuuden onnistumista pitäisi arvioida suhteessa siihen, mitä tavoiteltiin. Jos esimerkiksi tavoiteltiin uusien jäsenten tavoittamista, onnistuttiin, jos saatiin yksikin uusi mukaan. Jos tavoiteltiin pitkäaikaisten sitoutuneiden jäsenten palkitsemista, onnistuttiin, jos tunnelma oli hyvä.

Tämän kyselyn avulla hahmotat yhdistyksenne vahvuuksia ja kehittymiskohteita tapahtumajärjestäjänä:

1. Saatiinko jäsentilaisuus toteutumaan?

1. Kyllä
2. Ei, peruttiin

2. Vallitsiko tilaisuuden järjestäjien kesken hyvä henki?

1. Erittäin
2. Melko
3. Jonkin verran
4. Ei erityisen
5. Ei todellakaan

3. Jakautuivatko järjestämisvastuut useamman henkilön kesken?

1. Kyllä
2. Ei
3. Kyllä, mutta epätasaisesti

4. Toimivatko järjestelyt tilaisuuden aikana?

1. Hyvin
2. Melko hyvin
3. Melko huonosti
4. Huonosti

5. Saatiinko tiedotus menemään jäsenille?

1. Hyvin
2. Melko hyvin
3. Melko huonosti
4. Huonosti

6. Kiittikö joku tilaisuuden jälkeen järjestäjiä?

1. Kyllä
2. Ei