Profiilitietojen keruu

Taustalla viranomaisvelvoite

TJS Opintokeskus raportoi profiilitiedot vuosittain Tilastokeskukselle ja Opetus- ja kulttuuriministeriölle.

Vapaan sivistystyön oppilaitoksena opintokeskuksella on Tilastolakiin perustuva tiedonantovelvollisuus (280/2004). TJS-tuen käyttäjä sitoutuu keräämään ja raportoimaan tarvittavat tiedot opintokeskukselle.

Tilastokeskus tuottaa tiedoista oppilaitosten tutkintoon johtamattoman koulutuksen aikuiskoulutustilaston. Tietoja käyttävät opetushallinnon edustajat koulutuksen suunnittelussa ja arvioinnissa, koulutuksen järjestäjät, alan järjestöt, tutkijat ja opiskelijat.

TJS raportoi osallistujien nettomäärän

Profiilitiedot raportoidaan nettona eli kuinka monta eri henkilöä on tavoitettu vuoden aikana. Tunnisteena nettolaskennassa käytetään osallistujien sähköpostiosoitteita, jonka kanssajärjestäjä kerää. Osoitetta ei jaeta eteenpäin tai käytetä mihinkään muuhun kuin nettolaskentaa varten. 

Vaihtoehtoja keräämiseen

Liitto tai yhdistys voi kerätä osallistujien taustatietoja parhaaksi katsomallaan tavalla. Tiedot voi kerätä ilmoittautumisen yhteydessä, koulutuksen aikana tai jälkikäteen. Järjestö saattaa myös pystyä poimimaan profiilitiedot suoraan jäsenrekisteristä.

Mikäli profiilitiedot kerätään erillisenä kyselynä, kannattaa kysymysten yhteydessä kuvailla ja perustella, miksi ja mitä tarkoitusta varten tietoja kerätään.

Tiedot tulee liittää TJS-tukihakemukseen määrämuotoisen Excel-lomakkeen avulla (TJS:n excel-mallipohja).

TJS Opintokeskus tarjoaa keräämiseen Excel-lomakkeen lisäksi tilastonapin. Suosittelemme tilastonappia.

Profiilitiedot tilastonapilla

Tilastonappi on sähköinen työkalu, jonka avulla koulutuksen järjestäjä voi pyytää osallistujia ilmoittamaan omat profiilitiedot suoraan TJS Opintokeskukseen.

Tilastonapin saa käyttöön siten, että järjestö tekee koulutuksesta ennakkoilmoituksen TJS-tuen verkkopalvelussa ennen koulutuksen alkamista. 

Ennakkoilmoituksen oheen syntyy profiilitietolomake, johon pääsee linkin ja QR-koodin avulla. Ne näkyvät verkkopalvelussa, minkä lisäksi ennakkoilmoituksen tekijä saa ne automaattisesti omaan sähköpostiinsa.

Jaa linkkiä ja/tai QR-koodia koulutuksen osallistujille. Voit seurata, kuinka moni osallistuja on täyttänyt profiilitietolomakkeen. Et kuitenkaan näe, kuka on vastannut tai mitä tietoja henkilö on ilmoittanut.

Ennakkoilmoituksen perustiedoista muodostuu TJS-tukihakemuksen pohja eli tietoja ei tarvitse ilmoittaa toista kertaa siinä vaiheessa, kun teet TJS-tukihakemusta.

Profiilitiedot excel-lomakkeella

Profiilitiedot voi raportoida Excel-lomakkeella.

Sarakkeiden otsikoiden, järjestyksen ja vastausvaihtoehtojen tulee olla alla annetun Excel-pohjan mukaiset. Myös vastausten tulee olla kirjoitettu täsmälleen pohjan vastausvaihtoehtojen mukaisesti, jotta tieto saadaan luettua verkkopalveluun automaattisesti.

Voit siirtää tiedot Excel-mallipohjaan sarake kerrallaan tai voit muokata oman Excelin mallin mukaiseksi.

Excel-pohjan sarakkeet ja vastausvaihtoehdot:

• Osallistujan sähköpostiosoite.
• Ikä. Valitse seuraavista vain yksi sopiva tapa raportointiin. Vastausvaihtoehtona: syntymävuosi, ikä, ikäryhmä.
• Äidinkieli. Vastausvaihtoehtona: Suomi, Saame, Ruotsi, Venäjä, Viro, Arabia, Somali, Englanti, Ukraina, Muu.
• Sukupuoli. Vastausvaihtoehtoina: Mies, Nainen, Muu.
• Koulutusaste. Vastausvaihtoehtoina: Perusaste tai vähemmän (kansakoulu, peruskoulu), Toinen aste (lukio, ammatillinen koulutus, sis. erikoisammattikoulutusaste), Korkea-aste (opisto-, alempi- ja ylempi korkeakoulutus- sekä tutkijakoulutusaste)
• Pääasiallinen toiminta. Vastausvaihtoehtoina: Työllinen, Työtön, Opiskelija, Eläkeläinen, Muu.

Lataa alta Excel-mallipohja. Saat kysymysten vastausvaihtoehdot pudotusvalikkona esiin, kun aktivoit sarakkeen otsikon alla olevan solun.

Koulutuksen aikana

Jos tiedätte tai huomaatte, että profiilitietoja puuttuu, muistuttakaa osallistujia asiasta. Kaikista osallistujista tulee toimittaa profiilitiedot. 

Tietojen liittäminen tukihakemukseen

Profiilitiedot liitetään hakemukseen koulutuskohtaisesti.